UC&C - Ulepszenie współpracy i komunikacji w firmie
Data publikacji: 2/15/2010/ Autor: Maciej Żukowski / Źródło: KOMAKO
Coraz większe wymogi dotyczące jakości i efektywności pracy powodują że ludzie szukają lepszych metod współdziałania i komunikacji w swoich zespołach roboczych. Dalej chcieliby poprawić kontakty i przepływ informacji między współpracującymi firmami i organizacjami. KOMAKO proponuje wszystkim poszukującym rozwiązania technologię Unified Communications and Collaboration produkcji Microsoft.
We współczesnym świecie zalewają nas potoki informacji. Płyną one różnymi mediami. Część z nich niesie wartościowe treści reszta jest mniej lub zupełnie bezużyteczna w naszej pracy. Mimo że stosujemy coraz doskonalsze technologie informatyczne i komunikacyjne trudno oprzeć się wrażeniu że tracimy coraz więcej czasu na dotarcie do wartościowych danych. Dalej mamy problem z udostępnianiem w organizacji już pozyskanej wiedzy i jej przetworzeniem zgodnie z przyjętymi procedurami. Niejednokrotnie opóźniamy postęp naszej pracy z uwagi na zła komunikację z innymi członkami zespołu. Szczególnie zjawisko to dotyka firmy o strukturze rozproszonej, czy też organizacje współpracujące z wieloma partnerami: klientami, dostawcami, współpracownikami z odległych lokalizacji. Miedzy nimi krąży korespondencja, oferty, zamówienia, faktury zakupu i sprzedaży, notatki ze spotkań itd. Niejednokrotnie te same osoby poszukują dokładnie tej samej informacji pochodzącej z dokumentów lub ustaleń czy spotkań. Przy przesyłaniu danych korzystają z telefonu, maila, faksu, zwykłej poczty. Często z różnych działów pracujących z odmiennymi narzędziami dostają informacje w postaci wydruków, które muszą przepisywać do swoich programów. A wyniki pracy przedstawiają innym niekoniecznie terminowo i w formie łatwej do dalszej obróbki bądź analizy.
Microsoft i KOMAKO proponują jako rozwiązanie do ulepszenia współpracy i komunikacji wewnątrz firmy oraz w kontaktach z kontrahentami, technologię UC&C opartą o MS Communications Server i MS Exchange Server. Ma ona na celu sprostanie coraz większej mobilności pracowników, współpracowników i klientów, którzy na co dzień posługują się nieefektywnymi narzędziami komunikacji (telefon, e-mail, faks, poczta tradycyjna) i trudnymi w obsłudze urządzeniami. Jej główną zaletą jest uporządkowanie i ujednolicenie przepływu informacji. Przede wszystkim system daje nam możliwość ustalenia kto i jak jest w obecnej chwili dostępny. Zasoby naszej organizacji i firm współpracujących opisane są w jednej książce adresowej. Imiona, nazwiska, telefony, adresy mailowe i pocztowe, kontakty do połączeń bezpośrednich wszystko to w jednej bazie dostępnej zarówno w komputerach stacjonarnych jak i urządzeniach przenośnych. Kiedy potrzebujemy się z kimś skontaktować możemy zacząć od sprawdzenia czy jest on dostępny w swoim biurze czy też znajduje się na spotkaniu lub w podróży służbowej. Ułatwia to spojrzenie na status komunikatora osobistego osób których szukamy lub zajrzenie do ich kalendarzy pracy. Jeżeli są aktualnie zajęci lub niedostępni dowiemy się kiedy mają pierwszy wolny termin na kontakt z nami. Wystarczy tylko na bieżąco prowadzić zapisy w kalendarzu osobistym MS Office Outlook a MS Exchange Server zadba o rozpropagowanie tych informacji. MS Office Communicator wyświetli naszym współpracownikom obecny stan naszej aktywności: dostępny, zajety, w trakcie spotkania itp. Jeżeli rozmowa jest możliwa łatwo jest wybrać sposób jej przeprowadzenia: polaczenie IM (pisanie do siebie krótkich komunikatów jak w Gadu-Gadu), rozmowa głosowa lub Video, konferencja multimedialna, połączenie na telefon wewnętrzny lub komórkowy. W przypadku gdy nasz kontakt jest nieosiągalny możemy zaplanować i zapisać do jego kalendarza w wolnym terminie spotkanie on-line lub też wysłać maila do jego uniwersalnej skrzynki pocztowej która zbiera nie tylko wiadomości pisane lecz także faksy i nagrania głosowe. Nasz korespondent może w wolnej chwili odczytać na swoim komputerze, smart fonie lub palmtopie co mu napisaliśmy lub też odsłuchać to na poczcie głosowej dzwoniąc do serwera Exchange ze zwykłego telefonu. Całość oprogramowania wchodząca w skład systemu ma uwspólniony interfejs dotyczący wskazania statusów obecności podobnie jak aparaty telefoniczne co powoduje, że łatwo przełączać się miedzy nimi. Intuicyjność narzędzi powoduje, że nie musimy tracić niepotrzebnie czasu na poszukiwanie danych adresowych kontaktów w wielu miejscach czy kilku bazach danych, ale robimy to szybko w jednym spójnym systemie. Po integracji z centralą telefoniczną zalety te przechodzą także na nasze aparaty wewnętrzne, VOIP i komórki.
W skład rozwiązania wchodzą następujące produkty:
- Microsoft Office Communications Server
- Microsoft Office Communicator
- Microsoft Office Live Meeting
- Microsoft Exchange Server
- Microsoft Office Outlook
Jeśli jesteś zainteresowany rozwiązaniem unified communications and collaboration, zapytaj o więcej informacji. Formularz kontaktowy poniżej
Przeczytaj także: